Przykład? Najpierw spędzamy kilka godzin na redakcji arcyciekawego tekstu. Zdobywamy eksperckie komentarze. Przechodzimy kolejne akceptacje, a następnie… materiał wychodzi do dziennikarzy o godzinie 16:35 i to 10 listopada. Śmieszne, ale wbrew pozorom nierzadkie. Jaki z tego wniosek? Wysyłając materiał do mediów, trzymajmy się kilku prostych zasad.
Krok 1 – Celuj w sam środek tarczy
Przed wysyłką dowiedzmy się, którzy dziennikarze z danej redakcji będą najbardziej zainteresowani naszą informacją. To na ich uwadze powinno nam najbardziej zależeć. Najlepiej, jeśli skontaktujemy się z nimi także telefonicznie - przed lub po wysłaniu wiadomości. Choć dziennikarze lubią narzekać na follow-up, w praktyce nic go nie zastąpi. Nie spamujmy też dziennikarzy, co do których istnieje minimalne prawdopodobieństwo, że zainteresują się naszym materiałem.
Krok 2 - Buduj wartość informacji
Dziennikarze lubią myśleć, że wpadła im w ręce informacja o wyjątkowej wartości – nawet, jeśli sami doskonale wiedzą, że prawda wygląda nieco inaczej. Dlatego zawsze, kiedy to tylko możliwe, wysyłajmy do nich spersonalizowane maile. A jeśli już musimy zrobić masową dystrybucję, pamiętajmy, by wszyscy adresaci byli dodani do maila w kopii ukrytej.
Krok 3 - Szanuj swoje kontakty
Jeżeli personalizujemy maile – przed wysyłką upewnijmy się, że faktycznie wysyłamy maila do osoby, do której go zaadresowaliśmy. PR-owiec, który omyłkowo śle maila skierowanego do konkurencyjnej redakcji, strzela sobie w stopę. Podobnie jak ten, który rozpowszechnia dane kontaktowe swoich odbiorców.
Krok 4 – Wymyśl dobry tytuł
Nie pozwólmy dziennikarzom przejść obok naszego maila obojętnie. Zatytułujmy wiadomość tak, żeby od razu zapragnęli dowiedzieć się więcej. Tytuł powinien być oryginalny, informacyjny i zawierać nie więcej niż kilka słów.
Krok 5 - Nie owijaj w bawełnę
Mamy około czterech sekund, żeby przykuć uwagę dziennikarza. Dlatego w treści przechodźmy od razu do sedna i nie owijajmy w bawełnę. Wyeksponujmy najważniejsze informacje i dajmy odbiorcom punkt zaczepienia, którego nie będą mogli zignorować. Harmonogram pracy w redakcjach jest bardzo napięty, więc zadbajmy o to, żeby mail był krótki i zwięzły.
Krok 6 - Linkuj i odnoś
Zadbajmy, by w treści wiadomości znalazły się linki do kluczowych źródeł i informacji. Jeśli Twój komunikat zainteresuje dziennikarza, będzie mógł w nie kliknąć i szybko dowiedzieć się więcej. Niezależnie pomoże Ci to też prześledzić popularność wysłanej wiadomości.
Pojęcia z artykułu
PR — Public Relations / relacje publiczne. Działania budujące reputację organizacji i relacje z otoczeniem: mediami, klientami, pracownikami, partnerami oraz społecznościami. PR obejmuje komunikaty, media relations, zarządzanie kryzysowe, wydarzenia i narrację marki.
Dlaczego to ważne: Buduje to, czego nie kupi żadna reklama: wiarygodność cudzym głosem. Publikacja redakcyjna i dobrze poprowadzony kryzys ważą więcej niż kampania — bo mówi ktoś trzeci, nie marka o sobie.
Kiedy się stosuje: Stale: media relations, komunikaty, wywiady, wydarzenia; szczególnie w kryzysie i przy zmianach w firmie.
Czym grozi pominięcie: Bez relacji z mediami firma mówi tylko przez płatne kanały, a w kryzysie zostaje bez rzeczników i bez zaufania.
PR — Public Relations. Activities that build an organization’s reputation and relationships with its environment: media, customers, employees, partners, and communities. PR includes press releases, media relations, crisis management, events, and brand storytelling.
Dlaczego to ważne: It builds what no ad can buy: credibility through third-party voices. An editorial piece and a well-handled crisis carry more weight than any campaign — because someone else is speaking about the brand, not the brand speaking about itself.
Kiedy się stosuje: Ongoing: media relations, press releases, interviews, events; especially during crises and company changes.
Czym grozi pominięcie: Without media relations, a company communicates only through paid channels, and in a crisis, it’s left without spokespersons and without trust.
PR — Public Relations. Maßnahmen zur Aufbau der Reputation einer Organisation und zur Pflege der Beziehungen zu ihrer Umwelt: Medien, Kunden, Mitarbeitern, Partnern und Gemeinschaften. PR umfasst Pressemitteilungen, Medienrelations, Krisenmanagement, Veranstaltungen und Markenerzählung.
Dlaczego to ważne: Das schafft, was keine Werbung kaufen kann: Glaubwürdigkeit durch fremde Stimmen. Eine redaktionelle Veröffentlichung und ein gut geführter Krisenfall wiegen mehr als eine Kampagne – weil jemand Dritter über die Marke spricht, nicht die Marke über sich selbst.
Kiedy się stosuje: Ständig: Medienrelations, Pressemitteilungen, Interviews, Veranstaltungen; besonders in Krisensituationen und bei Unternehmensveränderungen.
Czym grozi pominięcie: Ohne Medienbeziehungen spricht das Unternehmen nur über bezahlte Kanäle, und im Krisenfall bleibt es ohne Sprecher und ohne Vertrauen.
PR — Public Relations. 企業の評価を築き、メディア、顧客、従業員、パートナー、コミュニティなどとの関係を構築する活動。PRにはプレスリリース、メディア対応、危機管理、イベント、ブランドストーリーなどが含まれる。
Dlaczego to ważne: 広告では買えない信頼を、第三者の声で築く。編集部の記事や適切に管理された危機対応は、キャンペーンよりも重みがある。なぜなら、第三者が企業について語っているからだ。
Kiedy się stosuje: 常に：メディア対応、プレスリリース、インタビュー、イベント；特に危機時や企業の変化の際。
Czym grozi pominięcie: メディアとの関係がない場合、企業は有料媒体のみを通じて発信し、危機時には発言者も信頼も失われる。
